Rozliczanie

Ogólne zasady rozliczania mikrodotacji:

 

Wydatki podlegające finansowaniu w ramach otrzymanej muszą zostać poniesione w terminie określonym w podpisanej umowie o udzielenie mikrodotacji.

  1. Wydatki podlegające finansowaniu w ramach otrzymanej muszą zostać poniesione w terminie określonym w podpisanej umowie o udzielenie mikrodotacji.
  2. Wydatki są kwalifikowane o ile są zgodne z dofinansowanym wnioskiem o mikrodotację, zatwierdzonym budżetem projektu dotyczącym otrzymanej mikrodotacji oraz regulaminem projektu i zawartą umową.
  3. Paragon fiskalny nie stanowi dokumentu, na podstawie którego możliwe jest rozliczenie uzyskanej mikrodotacji. Wydatki poniesione na podstawie paragonu nie będą podlegać rozliczeniu.
  4. Wydatki zostaną rozliczone do maksymalnej kwoty uzyskanej mikrodotacji, pod warunkiem ich zgodności z umową oraz regulaminem projektu. W przypadku przedstawienia przez organizację  pozarządową/ grupę nieformalną dokumentów księgowych na kwotę wyższą, nadwyżka stanowi wkład własny organizacji pozarządowej/ grupy nieformalnej.

 

 Dokumenty jakie będzie należało złożyć w celu rozliczenia dotacji: 

 

  1. JEŚLI MIRODOTACJĘ OTRZYMAŁA ORGANIZACJA POZARZĄDOWA, ma ona obowiązek jej rozliczenia poprzez przedłożenie w biurze projektu następujących dokumentów:

a) kserokopii faktur/ rachunków lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej (potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu). Każdy dokument finansowy musi być wystawiony na organizację, która otrzymała mikrodotację;

b)  potwierdzeń dokonania płatności, które podlegają rozliczeniu. W przypadku płatności gotówkowych, dokument księgowy musi zawierać adnotację „Zapłacono gotówką”, w przypadku płatności dokonywanych przelewem lub kartą należy przedstawić wydruk z rachunku bankowego lub potwierdzenia dokonania płatności (przelew/ zapłata kartą powinna być realizowana z rachunku, na który wpłynęły środki
z mikrodotacji);

c)    raportu z przeprowadzonych działań /zrealizowanej inicjatywy zawierającego m.in.  zestawienie towarów lub usług, których zakup został dokonany z przyznanych środków (wzór raportu będzie stanowił załącznik do umowy o udzielenie mikrodotacji) podpisanego przez osobę/osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu.

Powyższe dokumenty będzie należało przedłożyć w SIR w terminie określonym w umowie o udzielenie mikrodotacji.

2. JEŚLI MIRODOTACJĘ OTRZYMAŁA GRUPA NIEFORMALNA,  ma ona obowiązek jej rozliczenia poprzez przedłożenie w biurze projektu następujących dokumentów:

a) oryginałów faktur/ rachunków lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wystawionych na dane Operatora (Stowarzyszenie Integracja i Rozwój). Pełne dane nabywcy (Operatora) zawarte będą w umowie.

 – W przypadku płatności gotówkowych, dokument księgowy musi zawierać adnotację „Zapłacono gotówką”. Dokument ten zostanie zrefundowany na rachunek bankowy wskazany przez lidera grupy nieformalnej podczas podpisywania umowy o mikrodotację. Dokument księgowy musi zostać przedłożony w SIR najpóźniej w dniu złożenia raportu, o którym mowa w punkcie b.

 – W przypadku płatności dokonanych kartą, wraz z dokumentem księgowym należy przedstawić wydruk z rachunku bankowego lub potwierdzenie dokonania płatności. Dokumenty te muszą zostać przedłożone w SIR najpóźniej w dniu złożenia raportu, o którym mowa w punkcie b. Dokument ten zostanie zrefundowany na zasadach określonych dla płatności gotówkowych.

 – W przypadku gdy formą płatności dokumentu księgowego jest przelew, wówczas przelewu dokonuje Operator, a Lider zobowiązany jest dostarczyć do SIR dokument przed terminem jego płatności.

 b)      raportu z przeprowadzonych działań /zrealizowanej inicjatywy zawierającego m.in.  zestawienie towarów lub usług, których zakup został dokonany z przyznanych środków (wzór raportu będzie stanowił załącznik do umowy o udzielenie mikrodotacji), podpisanego przez lidera grupy nieformalnej.

Raport będzie należało przedłożyć w SIR w terminie określonym w umowie o udzielenie mikrodotacji.

Stowarzyszenie Integracja i Rozwój nie będzie opłacało/refundowało żadnych wydatków ponoszonych przez grupę nieformalną, które nie będą wskazane w zatwierdzonym budżecie projektu dotyczącym otrzymanej mikrodotacji oraz jeżeli dokument księgowy (rachunek/ faktura/ inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej) nie zostanie wystawiony na Operatora, bądź zawierać będzie błędne dane Operatora.

 3. JEŚLI MIRODOTACJĘ OTRZYMAŁA GRUPA NIEFORMALNA, która jest wpierana przez organizację pozarządową lub inny uprawniony podmiot, wówczas to organizacja ta jest odpowiedzialna za rozliczenie mikrodotacji uzyskanej przez grupę nieformalną na działania zaplanowane we wniosku o mikrodotację.

Rozliczenie mikrodotacji następuje wtedy poprzez złożenie w biurze projektu:

a) kserokopii faktur/ rachunków lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej (potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby uprawnione do reprezentacji organizacji oraz lidera grupy nieformalnej, z którymi Operator podpisał trójstronną umowę). Każdy dokument finansowy musi być wystawiony na organizację będącą stroną trójstronnej umowy, którą to umowę z organizacją i liderem grypy nieformalnej zawrze Stowarzyszenie Integracja i Rozwój.

b) potwierdzeń dokonania płatności, które podlegają rozliczeniu. W przypadku płatności gotówkowych, dokument księgowy musi zawierać adnotację „Zapłacono gotówką”, w przypadku płatności dokonywanych przelewem lub kartą należy przedstawić wydruk z rachunku bankowego lub potwierdzenia dokonania płatności (przelew/ zapłata kartą powinna być realizowana z rachunku bankowego, na który wpłynęły środki z mikrodotacji – jest to rachunek bankowy organizacji będącej stroną umowy);

c) raportu z przeprowadzonych zadań /zrealizowanej inicjatywy zawierającego m.in.  zestawienie towarów lub usług, których zakup został dokonany z przyznanych środków (wzór raportu będzie stanowił załącznik do umowy o udzielenie mikrodotacji) podpisanego przez osobę/osoby uprawnione do reprezentacji organizacji oraz lidera grupy nieformalnej.

Powyższe dokumenty będzie należało przedłożyć w SIR w terminie określonym w umowie o udzielenie mikrodotacji.

  Szczegóły wydatkowania i rozliczenia mikrodotacji dostępne są w „Regulaminie projektu” oraz zawarte zostaną w umowie o udzielenie mikrodotacji.